Отчетность и аналитика для ВУЗа
«Пришли новые формы по аттестации. Все переделать» или «А сколько у нас работает иногородних ассистентов младше 30 лет?» Если необходимо срочно подготовить нестандартный отчет или аналитическую записку для руководства, доступность данных определяет успешность выполнения задачи. Изобилие источников информации, разнообразие форматов хранения данных и порой отсутствие какой-либо технической возможности их интегрировать приводят к тому, что отчетность превращается в постоянную головную боль информационно-аналитических и статистических отделов, а также ИТ-службы.
Какие задачи решает аналитическая система
Отчетность для руководителя и регуляторов точно в срок. Функциональные приложения и базы данных, которые есть практически в каждом ВУЗе, предназначены прежде всего для сбора и оперативной обработки информации. Специфика хранения данных в этих системах такова, что быстро извлечь их и передать пользователю для анализа очень сложно. Поэтому отчеты попадают к руководителю в бумажном виде и далеко не всегда так оперативно, как он того желает. Задача BI-системы – обеспечить руководителя удобными и наглядными инструментами мониторинга текущего состояния дел.
Хранилище данных — очень большая предметно-ориентированная корпоративная БД, специально разработанная и предназначенная для подготовки отчётов и анализа бизнес-процессов с целью поддержки принятия решений. Данные из промышленной OLTP-системы копируются в хранилище данных таким образом, чтобы построение отчётов и OLAP-анализ не использовали ресурсы промышленной системы и не нарушали её стабильность.
Знания из данных. Большое количество информационных источников и разнообразие платформ приводят к тому, что данные в них могут не только дублировать друг друга, но и значительно отличаться. Для принятия верных решений нужна верная информация. Хранилище данных, являясь частью аналитической системы, служит своего рода фильтром: все данные по предметным областям проходят процедуры очистки, а также интерпретируются в соответствии с той терминологией, к которой привыкли те или иные пользователи. На выходе мы получаем корректный и понятный пользователю отчет.
Экономия ресурсов. Для каждого внутреннего заказчика аналитической информации можно подобрать наиболее удобный аналитический инструмент, а ИТ-служба сможет разделить груз подготовки отчетности с пользователями.
Что можно анализировать
Кадры. Моментальный доступ к общей информации о кадровом составе ВУЗа (социо-демографические характеристики) и отдельно по профессорско-преподавательскому составу и научному потенциалу ВУЗа.
Фонд оплаты труда. Анализ распределения ставок по категориям персонала и типам занятости позволяют оценить эффективность использования ресурсов, а также проследить расходование средств из дополнительных источников финансирования.
Абитуриенты. Возможность быстро получить полную картину приема текущего года: распределение абитуриентов по специальностям и конкурс, основания для поступления в ВУЗ, полная информация об успехах абитуриента (результаты сдачи вступительных испытаний, прохождение апелляций, провалы вступительных испытаний и, конечно, распределение абитуриентов по среднему баллу профильных ЕГЭ).
Студенты. Полные данные о количестве студенческого состава, его распределении по специальностям и факультетам, а также данные об успеваемости, то есть вся необходимая информация для подготовки отчетности по форме 3-нк.
Учебная деятельность и итоги сессии. Несмотря на то, что зачастую разные структурные подразделения ВУЗа могут оценивать успеваемость своих студентов по различным методикам (рейтингование, баллы или стандартная пятибалльная система оценок), аналитическая система интерпретирует результаты в зависимости от типа отчета.
Финансовый анализатор. Источники финансирования, в том числе средства, полученные по грантам; распределение затрат по статьям и центрам финансовой ответственности. Анализ дебиторской и кредиторской задолженности.